Categories
Allgemein

„Besser bewirten: Möglichkeiten für eine reibungslose Durchführung von Bewirtungsprozessen“ 

Bewirtungsanforderungsprozesse spielen eine zentrale Rolle in Unternehmen und Organisationen, wenn es darum geht, Mitarbeitern, Kunden oder Geschäftspartnern eine angemessene Verpflegung zur Verfügung zu stellen. Dabei geht es nicht nur um das Essen und Trinken an sich, sondern auch um die Bedingungen und Abläufe, die für eine reibungslose Bewirtung erforderlich sind. In diesem Blogbeitrag werden wir uns mit den unterschiedlichen Möglichkeiten befassen, die bei der Planung und Durchführung von Bewirtungen möglich sind. 

Nachfolgend werden die drei Möglichkeiten der Bewirtungsprozesse, mit ihren Vor- und Nachteilen vorgestellt. 

  1. Formlose Bewirtungsanforderung 

Eine formlose Bewirtungsanforderung ist die einfachste Form. Wie der Name es vermuten lässt, kann es auf jedem Weg erfolgen. Sei es die persönliche Aufforderung, per E-Mail oder in Papierform. 

Vorteile: 

  • Einfach 
  • Kostengünstig 

Nachteile: 

  • Keine Struktur 
  • Keine nachweißliche Freigabe von Vorgängen 
  • Skaliert nicht (für mittlere und größere Unternehmen nicht geeignet) 
  1. Formale Bewirtungsanforderung 

Wer schon in Großunternehmen tätig ist oder war, kann davon ein Liedchen singen. Für alles gibt es mindestens ein Formular. 
Diese Formulare sind oftmals immer noch klassisch auf Papier, können aber je nach Unternehmen auch digital in Form von einem PDF-Antrag sein, der ausgefüllt werden muss. Moderner wäre es über ein Forms Formular, welches eine Power-App im Hintergrund hat. 

PowerApps haben in dem Zusammenhang den Vorteil, dass sich viele Felder wie Abteilung und Kostenstelle automatisch aus dem Azure Active Directory befüllen können. Des Weiteren können PowerApps auch komplexe Freigabeprozesse abbilden und dieses dann in eine Tabelle oder Datenbank eintragen (Sollten Sie Interesse an einer solchen PowerApp haben kontaktieren Sie uns gerne.) 

Vorteile: 

  • Strukturiert  
  • Nachweißliche Freigaben 
  • Besonders für größere Unternehmen geeignet 
  • Skaliert besonders gut 

Nachteile: 

  • Mäßiger Aufwand bei der Erstellung 
  • Wegen der Einrichtungskosten nur bedingt für kleinere Unternehmen geeignet
  1. Kalender Bewirtungsanforderung 

Durch einen Eintrag eines Termins in einen Kalender wird dem Team oder der Assistenz mitgeteilt, dass es eine Veranstaltung gibt, zu der eine Bewirtung erbeten wird. 
Dieser Kalender kann traditionell auf Papier oder elektronisch erfolgen. 
Im Microsoft Umfeld haben wir die Möglichkeit, für solche Vorgänge, Ressourcen-Postfächer zu benutzen. Viele kennen diese Funktion bereits für die Buchung von Meeting-Räumen, Pool-Wagen oder Beamern. Diese Ressourcen-Postfächer können für alles benutzt werden, was für einen gewissen Zeitpunkt benötigt wird oder angefordert werden muss. 
Der Veranstalter lädt einfach die Ressource als Teilnehmer mit zu dem Termin ein. 

Normalerweise ist es so, dass Ressourcen eine Doppelbuchung nicht zulassen. Aber mit einer kleinen Einstellung auf der Exchange-Verwaltungsshell oder der Exchange Online-Verwaltungsshell kann man dieses Verhalten abstellen. 

Set-CalendarProcessing Bewirtung -AllowConflicts $true 

Auch kann man die Einstellung für die Buchungsdelegierten für einen einfachen Freigabevorgang einrichten und so sicherstellen, dass die zuständigen Personen den Termin wahrgenommen haben. 

Vorteile: 

  • Strukturiert  
  • Nachweißliche Freigaben 
  • Besonders für kleinere und mittelgroße Unternehmen geeignet 
  • Es werden keine Lizenzen für die Postfächer benötigt 
  • Einfach einzurichten, wenn man die PowerShell nicht scheut 

Nachteile: 

  • Skaliert nur bis zu einer gewissen Größe 
  1. Zusammenfassung 

Wie man den Prozess der Bewirtungsanforderung gestaltet, hängt von mehreren Faktoren ab. Die beiden wichtigsten sind die Unternehmenskultur und die Unternehmensgröße. Denn Prozesse, die für kleinere Unternehmen funktionieren, funktionieren nicht immer in größeren Unternehmen. Auf der anderen Seite ist es auch wichtig, dass der Prozess zur Unternehmenskultur passt, damit er auch gelebt wird. Auch für kleinere Unternehmen kann es interessant sein eine PowerApp für solche Vorgänge zu nutzen, wenn davon ausgegangen wird, dass das Unternehmen schnell wächst. 

Natürlich können auch andere Prozesse über die hier vorgestellten Wege abgebildet werden.  

Wenn Sie dazu Fragen haben, kommen Sie einfach auf uns zu. 

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert

nach oben