Der klassische File-Server als Show-Stopper in der Cloud-Adaption

In vielen Unternehmen haben sich über die letzten 30 Jahre große Datenmengen (Dateien) auf File-Servern angesammelt. Solche File-Server wurden klassischerweise hoch bewertet, da hier zentral gemeinsame Unternehmensinformationen abgelegt und von vielen Mitarbeitern genutzt wurden. Nach mehreren Jahren Nutzung präsentieren sich File-Server aber wegen gewachsener Freigabe- und Berechtigungsstrukturen und eingeschränkter Mobilität oft eher als Datengräber denn als Informationsquellen. Die Auffindbarkeit von Informationen mit der konventionellen Suche im File-Explorer wirkt stark eingeschränkt oder so langsam, dass sie irgendwann nicht mehr genutzt wird.

Für eine Modernisierung fehlt oft die Idee. Wie sollen große File-Server auf moderne Cloud-Dienste abgebildet werden? Besondere Hemmschuhe sind:

• Inklusiv-Angebote von SharePoint Online reichen meist nicht für alle Dateien aus.
• Im MS365-Umfeld werden heute gänzlich neue Authentifizierungs- und Transportprotokolle genutzt und es ist unklar, wie diese mit klassischen Nutzungsformen in Einklang zu bringen sind.
• Die Menge der Daten steht im Missverhältnis zu den vorhandenen Internet-Bandbreiten.
• Die Kosten für Cloud-Speicher liegen vermeintlich deutlich höher als für lokalen Speicher.

Unternehmen, die ihre File-Server nicht auf Cloud-Techniken hin adaptieren, sind in der Regel in einer endlosen Hybrid-Situation gefangen. Sie müssen zwei Welten parallel betreiben und absichern. Die Effizienzgewinne der SAAS-Strategie in MS365 können so niemals vollständig realisiert werden.

SharePoint Online oder Azure Files?

Im MS365-Kosmos steht nun neben SharePoint Online als modernem Dokumenten- und Informationsspeicher auch Azure Files als Cloud-basierter File-Service zur Verfügung. Die beiden Lösungen kommen, wenn sie als File-Services genutzt werden, jedoch mit recht unterschiedlichen Vor- und Nachteilen daher:

Im Vergleich der beiden Varianten kann erkannt werden, dass mit SharePoint Online das modernere Werkzeug für die Dateiverwaltung bereitgestellt wird. Insbesondere die Informationssuche und die Mobilität sind wichtige Pluspunkte. Aktiv genutzte Office-Daten sind hier sicherlich optimal aufgehoben.

Aber SharePoint Online ist leider nicht die Antwort auf alle Fragen zur Ablösung von File-Services durch Cloud-Angebote. Azure Files stellt hier eine zusätzliche Microsoft-Option für den Übergang in die Cloud dar, mit der viele Sondernutzungsformen abgedeckt werden können:

Fazit

Viele Unternehmen besitzen „riesige“ File-Server, die einen Übergang von „alt“ (Active Directory) auf „neu“ (Azure AD) maßgeblich behindern. Für große File-Server fehlt eine Idee für deren Umsetzung auf Cloud-Lösungen. Mit SharePoint Online und Azure Files stehen zwei recht komplementäre Lösungsoptionen für File-Services in der Microsoft-Cloud zur Verfügung. Es wird erwartet, dass durch diese komplementären Ansätze für einen Großteil der Nutzer und Nutzungsformen eine Umstellung auf Cloud-Lösungen machbar ist. Daten sollten entsprechend SharePoint Online und Azure Files aufgeteilt und den Nutzern damit effizient online zur Verfügung gestellt werden.

Also: Ran ans Werk und raus aus der Hybrid-Schleife! Internet-Bandbreite wird immer günstiger und Lösungsoptionen sind vorhanden. Unternehmen, die MS365-Services nutzen, sollten versuchen, ihre File-Server mittelfristig und sukzessiv auf MS365-Dienste abzubilden.